学籍管理与工作流程

发布者:科技学院发布时间:2015-05-09浏览次数:(10)

为了近一步加大管理力度,增强管理意识,规范管理流程,确保学籍数据库的科学性和准确性,根据学校学籍管理有关规定,结合学校实际情况,对学籍管理工作的分工、流程及学籍异动等事项做以下规定。

1、学籍管理工作的分工

学籍管理工作由大学分管教学副校长牵头,教务处处长负责,教务处学籍管理办公室具体实施学籍异动和有关学籍管理规章制度。

2、电子注册工作的组织与管理

2.1、工作依据

国家教育部、新疆维吾尔自治区教育厅关于学生学籍电子注册工作的有关文件、《石河子大学学籍管理规定》及学校其他相关文件。

2.2、工作要求

2.2.1、每年9-10月开始新生电子注册工作,教务处学籍管理办公室根据招生就业处提供的新生数据打印新生电子注册校对表。

2.2.2、由学院组织新生仔细校对本人电子注册基本信息并签字确认。

2.2.3、由学院对新生的校对内容进行审核,经办人和院长签字并加盖学院公章后报教务处学籍管理办公室。如个别学生信息有误或变更出具相应的证明材料。

2.2.4、教务处学籍管理办公室审核后,在当年12月按教育部要求在高等教育学生信息网上上传新生学籍信息,并将新生电子注册名单、统计表和其他相关说明上报新疆维吾尔自治区教育厅,完成新生电子注册工作。

2.2.5、每年9-10月对在校生进行学年学籍电子注册工作,按教育部要求将上一学年学籍异动情况一并在网上进行学年电子注册,将相关文件材料说明上报新疆维吾尔自治区教育厅,完成学生学年学籍电子注册工作。

2.2.6、每年11-12月开始学历证书电子注册工作,教务处学籍管理办公室打印毕业生电子注册校对表。

2.2.7、由学院组织毕业生仔细校对本人电子注册信息并签字确认。

2.2.8、由学院对毕业生的校对内容进行审核,经办人和院长签字并加盖学院公章后报教务处学籍管理办公室。如个别学生信息有误或变更出具相应的证明材料。

2.2.9、按新疆维吾尔自治区教育厅统一安排,教务处学籍管理办公室和学院组织毕业生图像信息采集工作。

2.2.10、教务处教务管理办公室和学院进行毕业生资格审核后,报毕业(含历年延长毕业)、结业和延长毕业学生名单到教务处学籍管理办公室。

2.2.11、教务处学籍管理办公室审核后,打印毕业证书,并在7月1号之前按要求将学历证书电子注册数据、注册名单、统计表和其它相关说明上报新疆维吾尔自治区教育厅,完成学历证书电子注册工作。

3.转专业工作的组织与管理

3.1、一、二年级(只能学院学科大类范围内可申请调整专业)学生在学年结束后,方可转专业。

3.2、学生本人提出申请并填写《石河子大学普通本(专)科学生转专业审批表》,提供转专业相关材料。

3.3、学生所在学院和转入学院教科办初审转专业资格,转入、转出学院主管教学领导签署同意转出或转入意见,加盖学院公章,报大学教务处。

3.4、教务处汇总统计转专业人数和审核资格条件,考核通过后,报主管校长批准。

3.5、由教务处学籍管理办公室负责将学生编入新专业班级并出具转专业通知单,同时,在教学管理信息系统中进行学籍异动处理。学生持转专业通知单到转入学院报到注册入学。

4.休学或保留学籍工作的管理

4.1、学生申请休学或学校认为须休学者,可予休学或保留学籍。

4.2、学生须填写《石河子大学学生休(停)学申请表》,辅导员或班主任核实休学或保留学籍原因,学院分管学籍领导签署意见,报教务处审批。

4.3、由教务处学籍管理办公室负责向学生所在学院开具休(停)学通知单以及向学生本人出具休(停)学证明,同时,在教学管理信息系统中进行学籍异动处理。

4.5、由教务处学籍管理办公室负责休学学生的信息汇总,同时发送各学院及相关部处。

5.复学和恢复学籍工作的管理

5.1、学生休学期或保留学籍期满,学生开学前一周提出申请复学并填写《石河子大学学生复学申请表》,学校指定医院复查(保留学籍的学生只检查肝功),将相关材料交学院。

5.2、由学院审查复学资格,学院分管领导签署意见,报教务处审批。

5.3、由大学教务处学籍管理办公室负责将复学学生编入新班级并开具复学通单,同时,在教学管理信息系统中进行学籍异动处理。学生持复学通知单到所在学院报到注册。

5.4、由教务处学籍管理办公室负责复学学生的信息汇总,同时发送各学院及相关部处。

6.退学工作的管理

6.1、达到退学处理的学生,学院上报教务处日期开始,学校给他们一周的申诉时间。

6.2、申诉期过后,教务处学籍管理办公室起草文件,经教务处审查、学生处会签以及主管教学校领导审批后,发到各学院及相关部处。

6.3、自动退学的学生本人提出申请并填写《石河子大学学生自动退学申请表》,申请表上务必写明退学原因以及学生家长签字同意,将材料交学院,学院主管领导签署意见,报大学教务处。

6.4、学籍管理办公室负责汇总、统计、审核,经教务处签署意见、学生处会签以及主管校领导审批后,学生到学生处领取《石河子大学学生离校通知单》并办理离校手续。学生将材料交大学教务处学籍管理办公室。

6.5、由学籍管理办公室负责开具退学通知单、退学证书、学业成绩单以及为学满一年以上的学生颁发肄业证书,同时,在教学管理信息系统中进行学籍异动处理。

6.6、教务处学籍管理办公室负责将退学学生名单、统计表和其他相关文件上报新疆维吾尔自治区教育厅备案。

7.留级工作的管理

7.1、一学年结束,未达到学校要求,达到退学标准的和本人提出申请自动留级的学生,每学年开学均可提出留级。

7.2、学生务必填写《石河子大学学生留级申请表》(一式两份),申请表上须写明留级原因以及学生家长签字同意,将材料交学院。

7.3、学院审核不及格学分情况、签署意见,经计财处、学工部查实欠缴学费、学生贷款情况并加盖公章,报大学教务处。

7.4、由教务处学籍管理办公室负责审核后,一份返回学生所在学院,一份存档,同时,在教学管理信息系统中进行学籍异动处理。

7.5、由教务处学籍管理办公室负责留级学生的信息汇总,同时发送各学院及相关部处。

8.学生试读工作的管理

8.1、学生接到停止学籍通知后,提出申请试读并填写《石河子大学学生试读申请表》,学生家长签字同意。

8.2、由学院审查试读资格,学院教学院长签署意见,报教务处审批。

8.3、教务处审查同意,由学籍管理办公室负责通知各学院取得试读资格学生名单。

8.4、取得试读资格学生的选课,由教务管理办公室另行安排,具体操作由学院教科办负责办理。

8.5、试读合格后,学生本人申请并填写《石河子大学恢复学籍表》,学院教学院长签字盖章,经办人签字,报教务处,由教务处恢复学籍。

8.6、试读不合格的学生,按学校有关规定,退学处理。

9.学生延长学习工作的管理

9.1、未达到毕业条件的应届毕业生均可在每年6-10月申请延长学习,填写《石河子大学学生延长学制申请表》(一式两份),学生家长签字。

9.2、由学院审查资格,经办人签字,学院教学院长签署意见,报教务处审批。

9.3、教务处审查同意后,到计财处缴纳学费并加盖公章,学籍管理办公室将一份申请表存档,一份返回学生所在学院。

9.4、教务处学籍管理办公室负责延长学习学生的信息汇总,并将汇总名单报教务管理办公室。

9.5、延长学习学生的选课和考试,由教务管理办公室另行安排,具体操作由学院教科办负责办理。

9.6、考试合格后,教务处教务管理办公室汇总合格学生名单,经办人签字,教务处处长签字同意后,交教务处学籍管理办公室。

9.7、教务处学籍管理办公室负责发放毕业证,并在网上修改学历电子注册信息,报新疆维吾尔自治区教育厅备案。

10.转学工作的管理

10.1、转入或转出由大学学生处负责,教务处会签,主管校长同意。

10.2、接到省级部门批准的《自治区普通高等学校学生转学申请(确认)表》(包括当年录取名册、学业成绩、学生鉴定)后,教务处学籍管理办公室负责添加到学籍库并编入新班级并相关单位开具转学(转入)通知单。

10.3、学生持转学(转入)通知单到所在学院报到注册。转学(转出)学生处负责通知学生领取《石河子大学学生离校通知单》办理离校手续并《自治区普通高等学校学生转学申请(确认)表》,交教务处备案。

11.毕业证明书的工作管理

11.1、补办申请人在市(地区)级以上的报纸刊登遗失声明;

11.2、申请人至石河子大学档案室调学生录取名册以及毕业成绩单(一式两分);

11.3、申请人(可委托他人)向大学教务处学籍管理办公室提供补办毕业证明书的相关材料及提出书面申请,内容包括申请补办原因、补办人出生年月日、性别以及毕业年份和专业。核实无误后,由教务处学籍管理办公室开具证明;

11.4、申请人携带登报声明原件、录取名册、毕业成绩单以及学校证明、两张二寸正面免冠相片到自治区教育厅学生处申请领取毕业证明书内芯并填写相关信息加盖自治区学籍专用章;

11.5、申请人向教务处学籍管理办公室提供填好的毕业证明书内芯,加盖校长印章、大学公章以及大学钢印即可。

12.毕业生档案的管理

12.1、每年6月份各学院将毕业生所有材料归档后,移交教务处学籍管理办公室。

12.2、每年7月份教务处学籍管理办公室根据招生就业处提供的就业计划,以邮寄方式发送毕业生档案。

12.3、学籍管理办公室负责暂时留档毕业生的档案保管工作。

12.4、学生携带就业单位的调档函和本人身份证明到教务处学籍管理办公室调档即可。

12.5、委托他人或邮寄的方式办理提档时,须向教务处学籍管理办公室提供调档函,档案管理人员负责学生档案邮寄即可。

12.6、自由就业和未固定工作单位的学生调档需出示当地人才市场或原籍人事部门的调档函即可。

12.7、毕业生查询档案去向,在教务处学籍管理办公室网页毕业生档案查询系统上查询。

13.结业转毕业学生的管理

13.1、完成学业,未达到毕业条件的学生,学历按结业电子注册。

13.2、学生到所在学院申请结业课程补考,学院审查资格,主管教学院长签字盖章,经办人签字。

13.3、学院汇总,报教务处教务管理办公室,教务处审查同意后,统一安排考试。

13.4、结业考试合格后,教务处教务管理办公室汇总合格学生名单,经办人签字,教务处处长签字同意后,交教务处学籍管理办公室。

13.5、教务处学籍管理办公室负责换发毕业证,并在网上修改学历电子注册信息,报新疆维吾尔自治区教育厅备案。

14.应征入伍学生工作的管理

14.1、学生在所在学院自愿报名,由学院汇总后,报学校保卫部。

14.2、由学校保卫部负责资格审查、筛选后,应征部队选拔确定入伍学生名单。

14.3、由学校保卫部负责应征入伍学生信息,形成文字说明,报教务处保留学籍。

14.4、学生服役期结束后,每年第二学期开学先到学校保卫部报到。

14.5、由学校保卫部负责汇总回校学生信息和相关材料,形成文字说明,报教务处办理复学手续。

14.6、由教务处学籍管理办公室负责将退役复学学生编入新班级并开具复学通单,同时,在教学管理信息系统中进行学籍异动处理。学生持复学通知单到所在学院报到注册。

14.7、由教务处学籍管理办公室负责退役复学学生的信息汇总,同时发送各学院及相关部处。

15.公派或自费留学学生工作的管理

15.1、公派或自费留学学生办理完出国手续后,向学校提出申请保留学籍并填写《石河子大学学生休(停)学申请表》。

15.2学院核实保留学籍原因,学院分管学籍领导签署意见,报教务处审批。

15.3、教务处同意审批后,由教务处学籍管理办公室负责向学生所在学院开具保留学籍通知单以及向学生本人出具保留学籍证明。

15.4、教务处学籍管理办公室负责保留学籍学生的信息汇总,同时发送各学院及相关部处。

16. 插班学生工作的管理

16.1、外校选派插班学习的对象为全校所有一、二年级学习成绩突出的在校学生。

16.2、各学院根据学生学习情况推荐,由教务处负责,学校相关部门协商审查、选派外校插班学习的学生。

16.3、教务处审核通过后,各学院根据我校人才培养方案,制定培养计划、插班学习年限,报教务处,由教务处负责报给对方学校相关材料。

16.4、各学院将插班学生的信息汇总后,报教务处学籍管理办公室备案。

16.5、插班学习期期间,由对方学校负责学生的学习、生活等日常管理。

16.6、插班学习期满后,由各学院负责将插班生插班期间的学习成绩和相关材料报教务处。

16.7、教务处教务管理办公室负责认定插班生插班期间学习成绩。

16.8、毕业资格审核。根据《石河子大学学籍管理规定》,严格审核插班生毕业资格,不符合条件者,不予毕业,按结业处理。

17.学生请销假工作的管理

17.1、学生请假须填写《石河子大学学生请销假申请表》,申请表上须写明请假原因。

17.2、请病假在3天以内的经班主任或辅导员审核批准,每学期班主任或辅导员累计批准事假3天以内。

17.3、3天以上由班主任或辅导员审核、院领导批准。每学期学院累计批准事假不得超过3周。

17.4、请假3周以上者,由学校教务处批准。

17.5、请事假时,应事先办理请假手续,请假期满,应及时向批准单位履行销假手续。

17.6、特殊情况需要续假者,应持有关证明履行续假手续。

17.7、凡未经批准续假而继续缺席者,所有缺勤者按旷课论处。